Quản lý công văn đến – đi theo Nghị định 30 – Google Sheets Template

QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN, ĐI ĐÚNG THỂ THỨC NGHỊ ĐỊNH 30 NGAY TRÊN GOOGLE SHEETS:

1. THIẾT LẬP FILE: Điền một lần tên cơ quan, chữ viết tắt, địa danh, cách đánh số (một dãy chung hoặc theo từng loại), loại văn bản, độ khẩn và số ngày xử lý, độ mật, đơn vị, người xử lý, ngày nghỉ lễ.

2. SỔ CÔNG VĂN ĐẾN:

• Gõ cơ quan gửi, trích yếu là số đến, ngày đến tự điền.
• Hạn xử lý tự tính theo độ khẩn, chỉ đếm ngày làm việc.
• Giao người / đơn vị xử lý, ghi ý kiến chỉ đạo, ngày hoàn thành.
• Cột Tình trạng tự báo và tự tô màu: quá hạn, sắp tới hạn, đang xử lý, chưa giao, đã xong.

3. SỔ CÔNG VĂN ĐI:

• Chọn loại văn bản, gõ trích yếu là có ngay số và ký hiệu đúng Nghị định 30 (1/QĐ-ABC, 4/ABC-KD).
• Trả lời công văn đến: chọn công văn được phúc đáp, sổ đến tự đánh dấu đã xong.
• Theo dõi văn bản chưa gửi / đã gửi, hình thức gửi, nơi nhận.

4. SOẠN VĂN BẢN TỪ MẪU GOOGLE DOCS:

• Chọn dòng, bấm một nút là có bản Google Docs đúng thể thức Nghị định 30.
• Tự điền số, ký hiệu, ngày tháng, kính gửi, câu phúc đáp, nơi nhận, chức vụ và người ký.
• Có sẵn bộ mẫu công văn, quyết định, tờ trình, giấy mời, giấy giới thiệu, thông báo, báo cáo, kế hoạch; dùng được cả mẫu riêng có logo của cơ quan.

5. XEM DẠNG KANBAN & LỊCH:

• Mỗi công văn một thẻ, tự chuyển cột theo tình trạng.
• Lịch hạn xử lý theo tháng, bấm vào việc là tới đúng dòng trong sổ.
• Lọc theo người / đơn vị xử lý.

6. TỔNG QUAN:

• Thẻ số: quá hạn, chưa giao, sắp tới hạn, chờ phúc đáp, đang chờ xử lý.
• Danh sách việc đang chờ, việc gấp nhất ở trên.
• Thống kê theo người xử lý và theo tháng: tỉ lệ xử lý đúng hạn, số ngày xử lý trung bình.
• Biểu đồ công văn theo tháng và việc đang chờ theo từng người.

7. TRA CỨU NHANH:

• Gõ từ khoá không dấu vẫn tìm được.
• Tìm cả hai sổ theo số, ký hiệu, cơ quan, trích yếu, người xử lý; lọc theo năm, tình trạng.

8. TỰ ĐỘNG HOÁ VỚI MENU CÔNG VĂN:

• Đính kèm file scan vào Drive, tự xếp theo từng năm, link nằm ngay trên dòng công văn.
• Email nhắc hạn tổng hợp mỗi sáng cho văn thư, lãnh đạo và từng người xử lý.
• Công văn gửi qua Gmail (gắn nhãn) tự vào sổ đến mỗi giờ.
• Số đến, số đi tự đánh lại từ 1 khi sang năm mới.

Lưu ý: các tính năng email, Gmail, Drive và soạn văn bản cần cấp quyền một lần khi bật lần đầu. Trang “Bắt đầu” trong file hướng dẫn từng bước.

BẠN CẦN TƯ VẤN THÊM:

Nếu bạn phân vân về việc thanh toán hoặc cần hỏi thêm về một số vấn đề hoặc cần bản xem thử, bạn có thể nhắn qua Zalo 0867738365 hoặc email optimatevn@gmail.com để được hỗ trợ nhé.

LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI MUA HÀNG

Sản phẩm được nghiên cứu, phát triển bởi Optimate và chỉ được bán độc quyền tại Optimatevn.com. Mọi quyền lợi về hỗ trợ, cập nhật phiên bản mới và bảo hành chỉ áp dụng khi mua tại đây.
Chúng tôi phát hiện một số bên đang phân phối trái phép sản phẩm này. Chúng tôi từ chối mọi trách nhiệm và hỗ trợ đối với sản phẩm mua từ nguồn không chính thức.

CÁCH HOẠT ĐỘNG:

1, Bạn đặt hàng qua trang web, và thanh toán theo hướng dẫn đặt hàng.

2, Một email có đính kèm file chứa link template sẽ được gửi đến bạn.

3, Tải tệp PDF từ email.

4, Mở link từ file PDF, tạo một bản sao trên Google Sheet và bắt đầu sử dụng.

5, Nếu bạn có bất kì thắc mắc gì khi sử dụng file, hãy liên hệ số Zalo 0867738365 hoặc email optimatevn@gmail.com để bên mình hỗ trợ (hoạt động các ngày trong tuần kể cả thứ 7 & chủ nhật).

6, Sản phẩm mua một lần và sử dụng mãi mãi, không có tính phí từng tháng.